Aménager les espaces de travail : optimiser l’organisation interne

Coopérative Immobilière de Bretagne

Optimiser l’organisation interne en réaménageant les espaces de travail.

Comment co-construire l’aménagement des futurs espaces de travail du siège CIB afin de favoriser l’organisation interne et répondre aux ambitions actuelles et futures du groupe ?

Contexte

Le groupe CIB a récemment investi de nouveaux locaux situés à proximité de la gare de Saint-Brieuc.

La Colloc a été missionnée pour accompagner le groupe dans l’évolution de son environnement de travail, en lien avec l’aménagement des équipes dans leurs nouveaux locaux.

L’aménagement de ces lieux a été pensé comme un levier stratégique pour accompagner la transformation organisationnelle interne en permettant de :

Favoriser les synergies
Créer du lien et encourager la collaboration
Faciliter la communication interne
Aménager des espaces de travail modulables adaptés aux besoins évolutifs, expérimenter de nouvelles manières de travailler

Notre approche d’expert en environnement de travail :

En adoptant une démarche collaborative, nous avons mis en place des actions facilitant la conduite du changement et la réorganisation interne. L’Agence de la Colloc a accompagné le CIB et ses équipes depuis l’exploration et l’analyse des besoins jusqu’à la concrétisation des aménagements et l’ouverture des nouveaux locaux.

1. Cadrer

- Rencontre avec les commanditaires du projet pour définir les objectifs, les espaces à réaménager et les contraintes.
- Organisation d’échanges avec un groupe projet composé de salariés afin d’intégrer les attentes.

2.Explorer et co-construire

- Sondage interne pour mieux comprendre l’environnement des salariés et leurs positionnements face au projet de réaménagement.
- Atelier collaboratif avec le groupe projet pour poser les bases du projet et suivre son avancement.
- Ateliers avec représentants des différentes fonctions du groupe pour modéliser leurs besoins et les embarquer dans le projet de réaménagement (identité du lieu, grands principes d’aménagement, besoins et usages, animation et vie du lieu).

3.Aménager

- Rédaction d’un cahier des charges détaillé intégrant, la vision de l’entreprise, les plans d’implantation, moodboards, maquettes…
- accompagnement hebdomadaire avec un groupe projet de 10 personnes pour la gestion de projet et la mise en œuvre des aménagements et de l’animation.
- Élaboration de la liste d’achat du mobilier avec les équipes projet
- Sondage régulier pour récolter les avis des salariés à chaque étape du projet afin qu’ils s’approprient le projet plus facilement.
- Formation à création de la signalétique au sein des lieux pour transmettre des réglés de vie en communauté.

4.Appropriation

- Mise en place d’outils d’appropriation pour accompagner les équipes tout au long du projet (expositions, temps d’échange, outils collaboratifs comme Klaxoon, vidéos, kit d’accueil…).
- Présentation du projet et exposition dans les anciens locaux pour faciliter la transition et encourager l’adhésion des collaborateurs.
- Aménagement réalisé par les collaborateurs pour renforcer l’esprit d’équipe et favoriser l’appropriation des lieux.
- Accompagnement au déploiement et à l’animation des nouveaux espaces dès leur ouverture.

Résultats de l’accompagnement à l’aménagement d’espace

Grâce à l’implication des équipes tout au long du projet, le groupe CIB s’est installé dans ses nouveaux locaux de 900 m² à Saint-Brieuc dans un environnement pensé pour favoriser la collaboration et la fluidité des échanges.

Les nouveaux aménagements ont permis d’augmenter la synergie et les interactions entre les collaborateurs de 20 %, tout en préservant leur bien-être dans un contexte de transition et de transformation interne.